あいさつ文は定型文ではもったいない!商品と通販会社の価値を高める挨拶文のつくり方

こんにちは、エスペラントの吉冨です。

突然ですが、これまで「そもそも挨拶とはなんぞや?」ということを考えたことがありますか?

挨拶が本来持っている意味は、礼にかなった動作、つまり、相手に敬意や謝意を表すものです。この敬意や謝意を表すものを文章化したものが「挨拶文」ということになります。

礼をつくされて、イヤな気持ちになる人はおそらく少ないはずです。むしろ、礼をつくすことで、好感を持ってくれると言えるのではないでしょうか。
ということは、しっかりとした挨拶文をつくることは商品の価値、会社の価値を高めることにつながります

そこで今回は、ほぼどの通販会社でも必須ツールとして用いられている「挨拶文」について大切なポイントや種類、つくり方などについてお伝えします。

 

挨拶文の種類

商品購入のお礼を述べて、比較的簡略化した挨拶文を入れている会社もあれば、「読むだけでも大変だ…」というがっつりとした長文の挨拶文を入れている会社もあります。どちらもその会社なりの考え方があって挨拶文をつくったりされているので、「挨拶文が長い方がいいのか短い方がいいのか」ということは一概には言えません。

挨拶文には、長さ云々よりももっと大事なことがあります。それは挨拶文の種類です。
挨拶文は大枠でいうと、2種類に分けられます。

ひとつは、初回もしくは2回目のように、購入回数が少ないお客様に出す挨拶文。それ以降のお客様へ出す挨拶文。要するに、『購入回数』によって挨拶文が異なるわけです。

もうひとつは、会報誌やニュースレターと同じように、情報を提供したり、お客様との関係性を築いたり、という目的の挨拶文の2つです。

上記はすべて「挨拶文」という言葉でまとめられますが、種類によって役割や目的が異なることはなんとなくでもお分かりいただけると思います。

・どのお客様に対して
・どんな挨拶を入れるのか

この点、挨拶文を書く前にしっかりと認識するだけでも、どんな内容を書けばよいかが整理しやすくなり、挨拶文を書きやすくなります。

 

購入回数が少ないお客様への内容

挨拶文に入れる項目は、

1.商品を購入したことに対してのお礼
2.商品をつくった理由
3.商品をつくるにあたって苦労したこと
4.商品の中で使用している成分
5.他の商品と比べ優れているところ
6.続けて使ったほうがいいこと及びその理由
7.会社として大事にしているポリシー、考え方など

以上、7つに分類されます。

上記7つの中で、どの項目を丁寧に説明するか、具体的な事例を用いて伝えるかによって、挨拶文全体の分量が決まります。

できればすべてを挨拶文に入れることが理想ですが、場合によっては、少ししか触れない、全く入れないケースもあります。7つの項目をすべて入れるのか入れないのかは何によって決まるかというと、挨拶文以外に同梱している同梱物の数や内容によってです。

潤沢に資金があるところであれば、同梱している点数や内容に関係なく、すべて均等に力を入れてつくっても特に問題はありません。

ですが、立ち上げたばかりの会社や限られた資金の中でつくらなければいけないケースでは、あれこれと同梱物を入れたりすることが難しかったりします。本当はあれこれ入れたいけれど、物理的に難しい場合に役立ってくれるのが、挨拶文だというふうにも言えるわけです。

挨拶文の例

例えば、黒酢の商品を売っているところがあって、「うちの黒酢はアミノ酸がたっぷり入っていて、ダイエットにも健康にもいいです」ということを書こうとしているとします。

他の同梱で黒酢の詳細が書いてあれば、挨拶文の中では上記のように簡単に触れるだけでもよいです。もし同梱などがあまり入れられないため、挨拶文でこだわりを出そうと思ったら、

酢には米酢、黒酢とあり、2つの違いは原料と製法にあります。
米酢は精米を使い、黒酢は玄米や大麦を使用します。
ご存知の通り、玄米は白米に比べ栄養価が高いと言われています。そのため、普通のお酢や米酢に比べ、黒酢には秘められたるパワーが存在しているのです。
また製法においても、米酢は3か月前後の短期間でつくられるのに対して、黒酢は半年や場合によっては一年以上という長期間熟成することによって抽出されます。
だからこそ、アミノ酸が豊富に含まれ、ダイエットや美容、その他様々な身体のパワーの源になってくれるのです。

このような内容で書くことで、挨拶文の中でも少なからずお酢に対する自社のこだわりや良さがお客様に伝えることができるようになります。

挨拶文は単にお礼を述べる、入れないよりは入れたほうがサマになるよな、というアバウトな思いで挨拶文を同梱するのではなく、役割と目的を明らかにして活用していただければ、挨拶文としての価値が格段に高まります。

あと、挨拶文で意外と入っていないのが、6の『続けて使ったほうがいいこと及びその理由』です。当然単品通販では、長く買っていただくことで、利益が増大するわけです。そのため継続を促すチラシを入れられているところは多いのですが、挨拶文に入っていないところがけっこう多いです。軽くでもよいので挨拶文の中でふれていただくことで、読み手側のほうで目にする機会が増え、継続したほうがよいことが刷り込まれることになります。

ぜひ『続けて使ったほうがいいこと及びその理由』が自社の挨拶文で入っているかどうか、チェックしてみてください。

 

購入回数を重ねたお客様への挨拶文

購入回数が少ないお客様には、何はともあれ、購入していただいた商品の良さや特徴、自社の思いを知っていただかなくてはいけません。それに対して、購入回数がある程度多くなったお客様には、違った工夫をすることが必要です。

昔から挨拶文の相談の中で多いのが、『どのくらいの数を書けばよいのか』というのがあります。これはつまり、毎月書かないといけないのか、お客様によっていろんな種類を用意しないといけないのか、そうなると大変だ…というのが暗に含まれている質問です。

そこでお伝えしているのが「季節を感じることができる内容を入れた挨拶文にしましょう」とお答えしています。

ゴールデンウィーク明けの時期だったら「これから梅雨に入り本格的に暑くなる前の過ごしやすい時期ですね」といった感じです。ここで注意していただきたいのは、旬なネタ、時事ネタは挨拶文の中にはいれないようにしてください。

なぜなら、上記で書いた内容は来年新しく入ってくるお客様にもそのまま使える挨拶文になるからです。要は、今年書いた挨拶文は来年も違う方にも使いまわししちゃいましょう、ということなんです。連休は来年も再来年もずっと続きます。不変なものなわけですよ。季節ものであってもそういう『動かないもの』を題材にして挨拶文を書くと、来年も使えることになります。

そうすると、来年はまた新たに1月から違う挨拶文を書けばよくなります。つまり、1ヶ月に1回だけ挨拶文を書くだけで済むわけです。

今は季節のことだけを書いていますが、もちろん身近であったことや会社のことなどを書いてもらってもかまいません。『その人だけに書くお手紙』という意識で書いていただくと、より気持ちが伝わる挨拶文になります。

 

関係性を築くための挨拶文

最後は挨拶文を通して、関係性が深まる可能性のある挨拶文の話です。

先ほど『その人だけに書くお手紙』と書きました。それは書き手からお客様という一方通行でのものです。関係性というのは片一方の思いや考えだけでは当然成立しません。相手があってこその『関係』ですから、この視点を挨拶文に入れましょうということです。

ここでは代表的に使われる2つの技術をご紹介します。

1.アクションを起こしてもらう

端的に言ってしまえば、

・ご意見や要望をくださいね
・気軽にお問合せくださいね
・身近であった面白いことお寄せください

のように、読み手側にアクションを起こしてもらうということです。

ただもらうだけでなく、挨拶文の中で紹介したり、時にはコメントをしたり…。そうすることで、やりとりが双方向になりますから、関係性が徐々に深まってきますよね、ということです。

2.雑学を伝え、輪を広げる

一説によると、ニンニクの語源は仏教用語の【忍辱】から来ているそうです。実際の修行で六波羅密というのがあって、

・布施波羅密(ふせ) 分け与えること
・持戒波羅密(じかい) 規律を守ること
・忍辱波羅密(にんにく) 耐え忍ぶこと
・精進波羅密(しょうじん) 善の努力をすること
・禅定波羅密(ぜんじょう) 心を落ち着かせて統一すること
・智慧波羅密(ちえ) ものごとをありのままに観ること

この3番目にある「忍辱波羅密」がニンニクの語源なんだそうです。厳しい環境でもまれてきたからこそ、人間にパワーを与えるんですね。

これは「にんにくサプリ」を売っている会社が実際に挨拶文の中で使っているある一節です。最後は当然、「にんにくサプリをお役立てくださいね」で締めくくられています。こういう内容が書いてあると、「ちょっといい話を知ったな」という気に少しはなりますよね。

このような内容を書いていくと、お客様のほうからお礼がくるようになりますし、別の話を教えてくれたりするわけですよ。いいものをいただいたらお返ししたくなるのが人間の心理ってもんです。

「へぇ~」と思わず納得するような雑学を出し続けるのは大変かもしれませんが、関係性が深まるのであれば、やる価値がありますよね。その価値は自社の商品・会社の価値を高めることにもつながってくることになるのは、言うまでもありません。

ぜひ今回の挨拶文の話を、今後の挨拶文作成に役立てていただけたらと思います。

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